A vállalkozások alapnyilvántartásai alatt azokat a tételes kimutatásokat értjük, amelyek alátámasztják bevallásainkat, beszámolónkat. Egy vállalkozásnak a különböző adójogszabályok alapján más és más alapnyilvántartást kötelező vezetni. A törvényi „minimumtól” eltérően magasabb szintű alapnyilvántartást is vezethet. Ha a vállalkozás választott adózásában változás áll be, előfordulhat, hogy más alapnyilvántartás vezetésére kell áttérnie.

Vállalkozások alapnyilvántartásai

A vállalkozások által választható alapnyilvántartások fajtáit a vállalkozás típusától és adózásától függően más-más jogszabály írja elő. Az egyéni vállalkozók esetén a főszabályok az Szja törvényben vannak leírva. A társas vállalkozások, egyéb szervezetekre vonatkozó szabályokat pedig a Számviteli törvényben találjuk. A kata és kiva adózás esetére előírt alapnyilvántartási szabályokat pedig a Kata/Kiva törvényben fogjuk megtalálni.

A legfontosabb alapnyilvántartások és kikre jellemző

A jellemző alapnyilvántartások típusait a fenti jogszabályok nevesítik és meghatározzák, hogy mely típusú vállalkozásnak, melyiket kell „minimálisan” alkalmaznia. Ettől felfele el lehet térni. Az alapnyilvántartások hierarchiáját bemutatjuk most nektek a legalacsonyabb szinttől haladva a komplexebb alapnyilvántartások felé.

Egyszeres könyvvitellel alátámasztott alapnyilvántartás:

  • értékesítési betétlap:
    • mezőgazdasági őstermelő magánszemély bevételei
  • bevételi nyilvántartás:
    • katás egyéni és
    • katás (kisadózó) társas vállakozás,
    • átalanyadózó egyéni vállalkozó
    • magánszemély, ha költséget nem érvényesít önálló/egyéb bevételeiből (pl. 10% költséghányad módszerével állapítja meg jövedelmét)
  • bevétel és költségnyilvántartás
    • magánszemélyek, akik költségeket is elszámolnak tételesen önálló/egyéb bevételeikkel szemben tételesen (pl. ingatlan (lakás) bérbeadás esetén)
  • pénztárkönyv
    • tételes költségelszámolás alkalmazó egyéni vállalkozó (vállalkozói jövedelemadózás) – banki forgalom könyvelése nincs elkülönítve
  • naplófőkönyv
    • tételes költségelszámolást alkalmazó egyéni vállalkozó (vállalkozói jövedelemadózás) – banki forgalom könyvelése elkülönül a pénztártól
    • egyszeres könyvvitel szabályait alkalmazó egyéb szervezetek, akiket nem kötelezettek kettős könyvvitelre

Kettős könyvvitellel alátámasztott alapnyilvántartás:

  • kettős könyvvitellel alátámasztott analitikus és főkönyvi nyilvántartás
    • minden gazdasági társaság (amely nem kisadózó),
    • egyéb szervezetek, akiket a kormányrendelet, vagy rájuk irányadó jogszabály arra kötelez

A fentiek közül a vállalkozás a törvény által előírt alapnyilvántartást köteles vezetni minimálisan, de „magasabb szintű” alapnyilvántartást választása szerint alkalmazhat. Azt jogszabály nem tiltja.

A nyilvántartások – komplexitásuktól függően – rögzítik a vállalkozás pénzben vagy nem pénzben kifejezett:

  • bevételeit, árbevételét és egyéb bevételeit
  • kiadásait, költségeit, ráfordításait
  • különböző vagyonelemek (eszközök) értékét, változását
  • fizetendő és levonható áfa összegét
  • eredményét, eredményének változásait

Az analitikus nyilvántartás alapján – ha az minden releváns információt jogszabálynak megfelelően tartalmaz – a vállalkozás bevallásai is elkészíthetőek.

A számviteli beszámoló összeállítására és közzétételére kötelezettek – jellemzően gazdasági társaságok számára – a főkönyv helyes vezetése esetén a beszámoló elkészíthető.

Ezen alapnyilvántartásokat minden esetben különböző analitikus nyilvántartások egészíthetik ki, támaszthatják alá. Ilyen analitikus nyilvántartásnak számítanak:

  • áfa analitika
  • eszköz nyilvántartások
  • útnyilvántartás, menetlevél
  • leltár ív stb.