A vállalkozások alapnyilvántartásai alatt azokat a tételes kimutatásokat értjük, amelyek alátámasztják bevallásainkat, beszámolónkat. Egy vállalkozásnak a különböző adójogszabályok alapján más és más alapnyilvántartást kötelező vezetni. A törvényi „minimumtól” eltérően magasabb szintű alapnyilvántartást is vezethet. Ha a vállalkozás választott adózásában változás áll be, előfordulhat, hogy más alapnyilvántartás vezetésére kell áttérnie.
Vállalkozások alapnyilvántartásai
A vállalkozások által választható alapnyilvántartások fajtáit a vállalkozás típusától és adózásától függően más-más jogszabály írja elő. Az egyéni vállalkozók esetén a főszabályok az Szja törvényben vannak leírva. A társas vállalkozások, egyéb szervezetekre vonatkozó szabályokat pedig a Számviteli törvényben találjuk. A kata és kiva adózás esetére előírt alapnyilvántartási szabályokat pedig a Kata/Kiva törvényben fogjuk megtalálni.
A legfontosabb alapnyilvántartások és kikre jellemző
A jellemző alapnyilvántartások típusait a fenti jogszabályok nevesítik és meghatározzák, hogy mely típusú vállalkozásnak, melyiket kell „minimálisan” alkalmaznia. Ettől felfele el lehet térni. Az alapnyilvántartások hierarchiáját bemutatjuk most nektek a legalacsonyabb szinttől haladva a komplexebb alapnyilvántartások felé.
Egyszeres könyvvitellel alátámasztott alapnyilvántartás:
- értékesítési betétlap:
- mezőgazdasági őstermelő magánszemély bevételei
- bevételi nyilvántartás:
- katás egyéni és
- katás (kisadózó) társas vállakozás,
- átalanyadózó egyéni vállalkozó
- magánszemély, ha költséget nem érvényesít önálló/egyéb bevételeiből (pl. 10% költséghányad módszerével állapítja meg jövedelmét)
- bevétel és költségnyilvántartás
- magánszemélyek, akik költségeket is elszámolnak tételesen önálló/egyéb bevételeikkel szemben tételesen (pl. ingatlan (lakás) bérbeadás esetén)
- pénztárkönyv
- tételes költségelszámolás alkalmazó egyéni vállalkozó (vállalkozói jövedelemadózás) – banki forgalom könyvelése nincs elkülönítve
- naplófőkönyv
- tételes költségelszámolást alkalmazó egyéni vállalkozó (vállalkozói jövedelemadózás) – banki forgalom könyvelése elkülönül a pénztártól
- egyszeres könyvvitel szabályait alkalmazó egyéb szervezetek, akiket nem kötelezettek kettős könyvvitelre
Kettős könyvvitellel alátámasztott alapnyilvántartás:
- kettős könyvvitellel alátámasztott analitikus és főkönyvi nyilvántartás
- minden gazdasági társaság (amely nem kisadózó),
- egyéb szervezetek, akiket a kormányrendelet, vagy rájuk irányadó jogszabály arra kötelez
A fentiek közül a vállalkozás a törvény által előírt alapnyilvántartást köteles vezetni minimálisan, de „magasabb szintű” alapnyilvántartást választása szerint alkalmazhat. Azt jogszabály nem tiltja.
A nyilvántartások – komplexitásuktól függően – rögzítik a vállalkozás pénzben vagy nem pénzben kifejezett:
- bevételeit, árbevételét és egyéb bevételeit
- kiadásait, költségeit, ráfordításait
- különböző vagyonelemek (eszközök) értékét, változását
- fizetendő és levonható áfa összegét
- eredményét, eredményének változásait
Az analitikus nyilvántartás alapján – ha az minden releváns információt jogszabálynak megfelelően tartalmaz – a vállalkozás bevallásai is elkészíthetőek.
A számviteli beszámoló összeállítására és közzétételére kötelezettek – jellemzően gazdasági társaságok számára – a főkönyv helyes vezetése esetén a beszámoló elkészíthető.
Ezen alapnyilvántartásokat minden esetben különböző analitikus nyilvántartások egészíthetik ki, támaszthatják alá. Ilyen analitikus nyilvántartásnak számítanak:
- áfa analitika
- eszköz nyilvántartások
- útnyilvántartás, menetlevél
- leltár ív stb.