A helyes számlázás kérdésével gyakran fordulnak hozzánk. A számlázás a vállalkozások alfája és omegája abban az értelemben, hogy minden nyilvántartásunk, bevallásunk rápül. Ha jól csináljuk akkor az azok alapján készülő bevallásaink és adatszolgáltatásaink is könnyen elkészíthetőek. Most összeszedtük nektek, hogy mik a leggyakoribb kérdések és előfoduló hibalehetőségek.

I. A számlák szigorú számadású bizonylatok

A számlák a törvény alapján szigorú számadású bizonylatok. Azokat sorszám szerint nyilván kell tartani. Rögzíteni kell beszerzésük idejét, ha a számlatömb betelik sem szabad rögtön kidobni. Azokat a törvényi határidőig meg kell őrizni. Az online számlázó programokat be kell jelenteni az adóhatósághoz (NAV-hoz) a használatba vétel megkezdése előtt. Ezzel felelünk meg a szigorú számadású bizonylatok nyilvántartásba vételi kötelezettségének.

II. Számlák sorszámfolytonos felhasználása

A számlákat, számlatömböket mindig sorszámfolytonosan kell felhasználni. Ez azt jelenti, hogy ahogy sorszámtartomány száma nő, úgy használom fel a számlákat (keltezés időrendjében nő a felhaszált sorszám). Ha véletlenül egy számla kimaradt, nem írtam bele semmit, nem használtam fel, akkor üresen hagyom, és “lerontom”. Véletlenül sem ugrok vissza egy későbbi időpontban és későbbi keltezéssel rögzítek egy sorszámában korábbi számlára későbbi keltezésű értékesítést. Az online számlázó programok (többségében) a korábbi keltezésre és a nem sorszámfolytonos felhasználásra már szerencsére nincs is lehetőségünk.

III. Számlák keltezése

A számla kelte mindig az a nap, amikor a számlát kiállítom. Akkor is ha korábbi teljesítésű ügyletet számlázok, vagy korábban lett átutalva nekem egy díjbekérő alapján ellenérték, a számla kelte az a nap lesz, amikor a számlázást, mint tevékenységet végrehajtom. A korábbi 15 napos számlakiállítási határidő a módosításra került jogszabály miatt most 2020. július 1-től 8 napra csökken. A termék, szolgáltatás teljesítését követően, vagy az ellenérték átvételét (bankszámlán történő jóváírás) időpontját követően (ha az korábbi) ennyi időnk van a számlát kiállítani a vevő részére.

IV. A készpénzfizetési számla keltezése

A készpénzfizetési számla azért speciális, mert a számlázást a készpénz átvételével egyidőben kell végrehajtani. A készpénzfizetési számlán a teljesítés időpontja (nem kötelező elem), a számla kelte és a fizetési határidő (nem kötelező elem) egy időpontra, a számla kiállítás napjára, a készpénz átvétel napjra esik.

V. A teljesítés időpontja

A számla teljesítés időpontja egy gyakori kérdés még. A teljesítés időpontja a termékértékesítés (rendelés feldolgozás), szolgáltatás nyújtás (teljesítésigazolás) napja fő szabály szerint utólagos számlázás esetén. Amennyiben a szolgáltatást, termékértékesítést előzetes fizetéshez (díjbekérő, előlegszámla) kötjük, a teljesítés napja az ellenérték bankszámlánkon történő jóváírás napja. Folyamatos teljesítésű szolgáltatások esetén a szerződés szerint meghatározott időszakot záró dátum lesz a teljesítés napja pl. bérleti díj esetén tárgyhónap utolsó napja.

VI. A fizetési határidő

A fizetési határidő a szerződésben – általában a teljesítéshez igazított – határidő pl. 8 napos, 30 napos, 90 napos haladék alapján kerül meghatározásra. Ebben az esetben a teljesítési időponttól számítva kerül a fizetési határidő utolsó napja meghatározásra. Folyamatos teljesítésű szolgáltatások pl. könyvelési díj, bérleti díj, közmű szolgáltatások esetén számlázi ciklus utolsó napja a teljesítés időpontja és azzal megegyző időpont a fizetési határidő is ebben az esetben áfa törvény alapján. Ez utólagos elszámolású folyamatos számlázás esetében is és tárgyhónapra előre számlázott szolgáltatások esetén is eszerint a szabály szerint kerül meghatározásra.

VII. ÁFA vagy ÁFA alanyi adómentesség

Az áfa kulcs meghatározása és helyes használata szintént számos problémát okoz kevés tapasztalattal rendelkező vállalkozók esetében.

Alanyi adómentes adózók számlázási szabályai

Az áfa alanyi adómentességet választók számára sem mindig egyértelmű a kérdés. Hiába kötöttél valakivel szerződést nettó + ÁFA összegre vonatkozóan. Ha áfa alanyi adómentességet választottál vállalkozásod számára a belföldön teljesített termékértékesítéseid és szolgáltatásaid után nem szabad áfát (27%) felszámolnod és számláznod. Az így – tévesen – számlázott áfát ráadásul be kell vallanod és meg kell fizetned az adóhatóság felé.

Alanyi adómentességet (AAM) választó adózók a tevékenységük során – néhány kivételtől eltekintve – AAM jelöléssel (áfa kulcs) és 0 forint áthárított áfa összeggel kell számláikat kiállítsák vevői felé. (A kivételekről még külön szót ejtünk…)

Áfa átlalános szabályok szerint adózók számlázási szabályai

Akik az ÁFA törvény szerint általános szabályok szerint adóznak gyakran nem helyesen, vagy nem a megfelelő áfa kulcs feltüntetésével állítják ki számláikat. A megfelelő áfa kulcs használatához érdemes könyvelővel, vagy szakemberrel egyeztetni. Tevékenységünk, a partnerünk adóalanyisága és számtalan egyéb áfa törvényből eredő körülmény is meghatározhatja a helyes áfa kulcs kiválasztását.

Alanyi mentes és ÁFA általános szabályok szerint adózók áfa kulcsai

A nav online számlázó rendszeréből vett áfa kulcsokon kívül más áfa kulcsok is használatosak. Ezek részletesebb ismertetését, bemutatását a kapcsolódó cikkeinkben találjátok.

  • AAM vagy AM – alanyi adómentes
  • 27% áfa kulcs azzal, hogy a számla végösszege (bruttó) 21,26 % áfát tartalmaz áfa törvény 82. § (1) bekezdés szerinti főszabály
  • 5% áfa kulcs azzal, hogy a számla végösszege (bruttó) 4,76 % áfát tartalmaz áfa törvény 82. § (2) bekezdés szerinti áfa törvény 3. számú mellékletében felsorolt termékek és szolgáltatások esetén
  • 18% áfa kulcs azzal, hogy a számla végösszege (bruttó) 15,25 % áfát tartalmaz áfa törvény 82. § (3) bekezdés szerinti áfa törvény 3/A. számú mellékletében felsorolt termékek és szolgáltatások esetén
  • TAM – tárgyi adómentes, illetve a tevékenység közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel adómentes, áfa törvény 85. § (1) vagy áfa törvény 86. § (1) bekezdései alapján
  • FAD – fordított adózás – áfa törvény 142. § (1) bekezdése alapján
  • KBA / EU – adómentes közösségen belüli termékértékesítés, az adó megfizetésére a termék beszerzője kötelezett az áfa törvény 98-102. §-ai alapján
  • EAM – adómentes termékértékesítés a közösség területén kívülre (termékexport harmadik országba)
  • THK – áfa területi hatályán kívüli – közösségi adóalany, vagy harmadik országbeli személy részére nyújtott szolgáltatás áfa törvény 37. § (1) bekezdés alapján
  • ÁTK – áfa tárgyi hatályán kívüli
  • K7% vagy K12% – Kompenzációs felár alkalmazása – felvásárlási jegyek esetében mezőgazdasági termények, szolgáltatásoknál áfa törvény 201. § (2) bekezdése

Mennyiségi egység

A számlákon a nav online számlázó által is használatos egységes mennyiségi egység adatok.

  • darab
  • kilogramm
  • tonna
  • kilówattóra
  • nap
  • óra
  • perc
  • hónap
  • liter
  • kilométer
  • köbméter
  • méter
  • folyóméter
  • karton
  • doboz
  • saját (eszerint tetszőleges mennyiségi egységet alkalmazhatunk)

VIII. Kötelező számlaadatok

Az áfa törvény és a számviteli törvény foglalkozik a bizonylatok – köztük a számla – adattartalmával. A számla adattartalmára vonatkozó legfontosabb tartalmi elemeket már korábbi cikkünkben már foglalkoztunk.

A számla közös tartalmi elemei:

  1. a számla kibocsátásának kelte;
  2. a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja;
  3. termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma,
  4. termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának neve és címe,
  5. a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe,
  6. termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma, csoportos általános forgalmiadó-alanyiság esetén csoportazonosító számának első nyolc számjegye, amely alatt, mint belföldön nyilvántartásba vett adóalany részére a termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítették, feltéve, hogy a termék értékesítője, szolgáltatás nyújtója gazdasági céllal belföldön telepedett le, gazdasági célú letelepedés hiányában pedig lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön;”
  7. az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére a törvényben alkalmazott vámtarifaszám (vtsz.), továbbá mennyisége vagy
  8. a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető;
  9. a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás teljesítés időpontját, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől (későbbi pénzügyi teljesítés, átutalás, előleg számla esetén);
  10. az adó alapja, továbbá
  11. az értékesíett termék adó nélküli egységára vagy
  12. a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint
  13. az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
  14. az alkalmazott adó mértéke (áfakulcs számmal, betűvel);
  15. az áthárított adó (összegszerűen), kivéve, ha annak feltüntetését a törvény kizárja (pl. egyszerűsített számla, nyugta);

További feltüntetendő fontos kifejezések az alkalmazott speciális adózási szabályokra tekintettel:

  1. „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, az Áfa tv. XIII/A. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti adózás alkalmazása esetében;
  2. az „önszámlázás” kifejezés, ha a számlát a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő állítja ki;
  3. adómentesség esetében jogszabályi vagy a Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól;
  4. „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett;
  5. új közlekedési eszköz §-ban meghatározott értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, a 259. § 25. pontjában meghatározott adatok;
  6. „különbözet szerinti szabályozás – utazási irodák” kifejezés, az Áfa tv. XV. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében;
  7. „különbözet szerinti szabályozás – használt cikkek” vagy
  8. a „különbözet szerinti szabályozás – műalkotások”, vagy
  9. a „különbözet szerinti szabályozás – gyűjteménydarabok és régiségek” kifejezések közül a megfelelő kifejezés, az Áfa tv. XVI. fejezetben meghatározott különös szabályok szerinti használt ingóság, műalkotás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében;
  10. pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma,
  11. „kisadózó” kifejezést, amennyiben vállalkozásod a Kisadózók tételes adója (KATA) alá tartozik.

A törvényi felsorolásból látszik, hogy a számlának nem kötelező eleme az aláírás és bélyegző. Az általunk kézzel, vagy gépi úton előállított számlák aláírás, pecsét nélkül is hitelesek.

IX. Papíralapú kézi számlázástól a hitelesített elektronikus számláig

A 2020. július 1-től kötelező számla adatszolgáltatás kapcsán gyakran felvetődik, hogy papír alapú vagy elektronikusan kiállított számlát érdemes használni. Ma már számtalan online számlázó program használható, amely megfelel és teljesíti a számla kiállítással egyidőben az online adatszolgáltatást, amennyiben elvégeztük a számla fiókunk bekötését.

Az áfa törvény szerint kézzel kiállított nyomdai úton előállított papír alapú számla esetén az alábbiak szerint kell adatot szolgáltatni:

  • az áthárított adó összege az 500 000 forintot eléri vagy meghaladja, a számla kibocsátását követő naptári napon belül,
  • egyéb esetben a kibocsátást követő négy naptári napon belül köteles adatot szolgáltatni.

Alanyi áfamentes adózóként, vagy ha a számlánkban az áfa összege az 500.000 forintot nem éri el, akkor 4 napunk van a nav online számla felületén az adatok rögzítésére. Ez a felesleges munka nav bekötéssel rendelkező számlázó esetén megspórolható. (Nem kell a számlaadatokat mégegyszer kézzel berögzíteni a nav rendszerébe)

A papír alapú számlák, ahogy a kinyomtatott elektronikusan előállított számlák is bélyegző és aláírás nélkül hitelesek. Az elektronikus számláink, amennyiben nem kerülnek kinyomtatásra, hanem elektronikusan tároljuk és őrizzük meg, elektronikus hitelesítéssel (aláírással) kell rendelkezzenek. Az online számlázó programok előfizetéses csomagjai ilyen elektronikus hitelesítésre, a számlák ilyen hitelesítéssel ellátására alkalmasak már.

Amennyiben elektronikusan állítunk ki számlát és azt a vevő, partner email címére megküldjük, akkor az a számla kézbesítését jelenti, tehát nem kell postára rohangálnunk a kinyomtatott számlával. Érdemes a partner figyelmét felhívni, hogy a számlát – szükség szerint – nyomtassa ki, és őrizze meg papír alapon is, ha elektronikus hitelesítéssel nem rendelkezik a számla és a partner nem elektronikus megőrzést választott bizonylataira.

X. Számlák könyvelése, nyilvántartása, megőrzése

Ahogy a cikk elején is írtuk a számlák a vállalkozás nyilvántartásainak alfája és omegája. A vállalkozás minden nyilvántartása és bevallása a kibocsátott (bevételi) és befogadott (kiadások) számláin alapul. Általában a nav ellenőrzések is ezekből indulnak ki, illetve erre irányulnak elsősorban. A számlák képezik a kötelezően vezetendő alapnyilvántartásaink és azok alapján készített bevallásaink alapját. A számlák jogszabályban előírt adatait az alapnyilvántartásainkban kell rögzíteni.

A vállalkozások kötelező alapnyilvántartásai:

  • a Számviteli törvény szerinti analitikus és főkönyvi nyilvántartások (gazdasági társaságok, egyéb gazdálkodó szervezetek)
  • az Szja törvény szerinti naplófőkönyv (pénztárkönyv banki nyilvántartással, tételes költségelszámolást alkalmazó őstermelők, egyéni vállalkozók, önálló tevékenységet folytató magánszemélyek),
  • a pénztárkönyv (tételes költségelszámolást alkalmazó őstermelők, egyéni vállalkozók, önálló tevékenységet folytató magánszemélyek),
  • a bevételi és költségnyilvántartás (önálló tevékenységet folytató magánszemélyek),
  • a bevételi nyilvántartás (átalányadózó és katás egyéni vállalkozók, katás gazdasági társaságok)
  •  értékesítési betétlap (őstermelők esetén)
  • “bevételi nyilvántartás vezetésével összefüggő kötelezettséget teljesítettnek kell tekinteni, ha a kisadózó vállalkozás az általa kiállított nyugtákat, számlákat teljes körűen megőrzi akkor, ha e dokumentumokból a bevétel megszerzésének időpontja hitelesen megállapítható”Kata törvény 12. § (3a)

A számlákat, alapnyilvántartásokat és bevallásokat a jogszabályokban szereplő határidőig kell megőrizni.

Főszabály szerint a bevallások alapját képező bizonylatokat és alapnyilvántartásokat a bevallás adóhatósági ellenőrzésére rendelkezésre álló határidőig kell megőrizni.

Az Art. vonatkozó 78. §-a az alábbiak szerint rendelkezik a megőrzésről:

Az Szja törvény az Art vonatkozó 78. §-ra mutat, mint a bizonylatok és nyilvántartások megőrzési idejére, így egyéni vállalkozóknál, magánszemélyeknél ez az irányadó.

  • 77. § (1) bekezdésében meghatározott iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni.
  • Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat három munkanapon belül be kell mutatni.
  • Az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie.
  • A munkáltató (kifizető) az általa megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrzi.
  • Az adókötelezettség megszűnése esetén az iratokat a jogi személy jogutódja vagy jogszabályban, határozatban erre kötelezett, a közkereseti társaságnál és a betéti társaságnál a jogszabályban meghatározott személy az adó megállapításához való jog elévüléséig megőrzi.
  • A természetes személy az iratait maga köteles megőrizni. Ha az adókötelezettség a természetes személy halála miatt szűnt meg, az iratokat a vele közös háztartásban élt hozzátartozója, ennek hiányában az örökös köteles az állami vagy az önkormányzati adóhatósághoz továbbítani.
  • A kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettség megállapításához kapcsolódó iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül annak a naptári évnek az utolsó napjától számított tíz évig kell megőriznie, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.
  • A fentiekben foglalt kötelezettség az iratok eredeti példányára, vagy – ha azt jogszabály nem zárja ki – eredeti példány hiányában a jogszabályban előírt módon, elektronikus úton előállított hiteles másolatára vonatkozik.
  • Ha az adózó a bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őrzi meg, köteles ellenőrzés esetén az adóhatóság részére az elektronikus hozzáférést, letöltést biztosítani.

A Számviteli törvény 169. §-a a gazdasági társaságokra és egyéb szervezetekre külön szabályozást tartalmaz

  • A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni.
  • A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

Selejtezés

A megőrzési időn túl a bizonylatok, nyilvántartások selejtezhetővé válnak. A selejtezés által érintett bizonylatokról, alapnyilvántartásokról, a selejtezés módjáról, a selejtezést végző személyéről jegyzőkönyvet, feljegyezést érdemes készíteni.

Kapcsolódó cikkek: